Woran erkenne ich, auf welcher Stufe mein Vertriebssystem steht?
Der Reifegrad eines Vertriebssystems lässt sich an drei beobachtbaren Dingen ablesen: woher die nächste Aufgabe kommt, wo das Ergebnis landet und was passiert, wenn eine Person ausfällt. Daraus ergeben sich vier Stufen – manuell, standardisiert, automatisiert und orchestriert. Keine Stufe ist falsch; jede hat einen typischen Engpass und genau einen nächsten sinnvollen Schritt. Wer zwei Stufen überspringt, baut Automatisierung auf einem Prozess auf, den niemand beschrieben hat, und erzeugt damit schnellere Fehler.
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Kurz gesagt
- —Vier Stufen: manuell, standardisiert, automatisiert, orchestriert.
- —Die Einordnung erfolgt über beobachtbare Merkmale, nicht über eingesetzte Software.
- —Der nächste Schritt ist immer die nächste Stufe – Überspringen erzeugt Rückfall.
Die vier Stufen im Überblick
| Stufe | Beobachtbares Merkmal | Typischer Engpass | Nächster sinnvoller Schritt |
|---|---|---|---|
| 1 – Manuell | Aufgaben entstehen aus Erinnerung, Kalender oder Zuruf. Ergebnisse liegen in Postfächern und Tabellen. | Alles hängt an einzelnen Personen; Auslastung entscheidet über Pipeline. | Den bestehenden Ablauf einmal vollständig aufschreiben – ohne ihn zu verändern. |
| 2 – Standardisiert | Es gibt eine beschriebene Abfolge und einheitliche Felder im CRM, aber die Ausführung ist Handarbeit. | Disziplin: Der Prozess existiert auf Papier, wird aber unter Druck umgangen. | Auslöser und Pflichtfelder im System erzwingen, statt sie zu empfehlen. |
| 3 – Automatisiert | Einzelne Schritte laufen ohne Zutun: Anreicherung, Erinnerungen, Reporting, Routing. | Inseln: Jeder Automatisierungsschritt funktioniert, die Kette dazwischen bricht. | Die Übergaben zwischen den automatisierten Schritten definieren und protokollieren. |
| 4 – Orchestriert | Signal, Qualifizierung, Übergabe und Nachfassen laufen als ein Ablauf mit einer Quelle der Wahrheit. | Weiterentwicklung: Das System läuft, aber niemand ist für seine Pflege benannt. | Ownership, Monitoring und Änderungsprozess festlegen. |
Symptome zur Selbsteinordnung
Die folgenden Aussagen stammen aus realen Mandatsgesprächen. Wer zwei von drei Symptomen einer Stufe wiedererkennt, steht in der Regel auf dieser Stufe.
- ·Stufe 1: »Die Zahlen ziehe ich mir am Monatsende zusammen.« · »Wenn X im Urlaub ist, ruht der Kanal.« · »Wir wissen nicht, wie viele Anfragen unbeantwortet blieben.«
- ·Stufe 2: »Wir haben einen Prozess, aber jeder macht es etwas anders.« · »Das CRM ist gepflegt – überwiegend.« · »Forecast ist Erfahrung, nicht Rechnung.«
- ·Stufe 3: »Die Automatisierung läuft, aber die Übergabe an den Vertrieb ist wieder manuell.« · »Jedes Tool hat seinen eigenen Stand.« · »Bei Ausnahmen greifen wir händisch ein.«
- ·Stufe 4: »Der Ablauf läuft auch ohne den Erbauer.« · »Abweichungen fallen im Monitoring auf, nicht im Nachhinein.« · »Änderungen haben ein Verfahren.«
Warum Stufen nicht übersprungen werden sollten
Automatisierung auf einem unbeschriebenen Prozess erzeugt keine Geschwindigkeit, sondern reproduziert Fehler in höherer Frequenz. Der Sprung von Stufe 1 direkt auf Stufe 3 ist die häufigste Ursache dafür, dass Systeme nach dem Go-live wieder abgeschaltet werden. Der Weg über die Standardisierung kostet zwei bis vier Wochen und spart in der Regel ein Vielfaches davon.
Häufige Fragen
Wie ordne ich mein Unternehmen einer Stufe zu?
Über drei Fragen: Woher kommt die nächste Aufgabe, wo landet das Ergebnis und was passiert bei Ausfall einer Person? Werden alle drei durch das System beantwortet statt durch Personen, steht das Unternehmen auf Stufe 3 oder 4.
Kann ich eine Stufe überspringen?
Technisch ja, praktisch selten sinnvoll. Automatisierung auf einem nicht beschriebenen Prozess erhöht nur die Fehlerfrequenz. Die Standardisierung ist der kürzeste Umweg.
Wie lange dauert ein Stufensprung?
Von 1 auf 2 typischerweise zwei bis vier Wochen, von 2 auf 3 vier bis acht Wochen, von 3 auf 4 rund ein Quartal – abhängig davon, wie sauber Datenmodell und Zuständigkeiten sind.
Ist Stufe 4 immer das Ziel?
Nein. Für kleine Teams mit wenigen, hochwertigen Abschlüssen kann Stufe 2 dauerhaft ausreichen. Stufe 4 lohnt sich, wenn Volumen, Reaktionszeit oder Übergabefähigkeit zum Engpass werden.
Was kostet die Einordnung?
Nichts. Die Selbsteinordnung anhand der Tabelle dauert rund zehn Minuten; eine belastbare Diagnose mit Daten ist Teil der ersten Mandatsphase.
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Passt das auf Ihre Situation?
Im Erstgespräch ordnen wir den Engpass ein und klären, ob ein Execution-Format überhaupt das richtige Mittel ist.